【メールの書き方】知っておきたいメールのマナー

ビジネスシーンではすっかり定着しているメールでのコミュニケーション。
メールがたとえ便利であっても、マナーはとても大切です。

手紙と違い活字体で送られるメールは、相手に思わぬ誤解を招いてしまったり不快な思いをさせてしまう可能性があります。
そのようなことを防ぐために、メールを送る際にはきちんとしたルールにのっとって、失礼のないマナーを心掛けましょう。

この記事では、メールで気持ちの良いコミュニケーションをとるために必要なマナーや注意点を紹介します。

おさえておきたいメールの基本マナー

メールの基本は、わかりやすく簡潔に正しく伝えることです。
まずは、失礼のないように必要事項を確実に記載しましょう。

【宛名】To、CC、BCCを使い分ける

宛名には3種類ありますので、状況に応じて使い分けましょう。

To(宛名)・・・要件を伝えたいメインの相手のアドレス。
Cc・・・(カーボンコピー)
Toの相手と同時にメールを確認してもらいたい相手のアドレスです。
CCはお互いの共有されます。
Bcc・・・(ブラインドカーボンコピー)
受信者にお互いの連絡先を知らせたくない場合や、複数の人に同じメールを送っていることを知られたくない場合などに使います。その場合、To.を自分のアドレスにすることもできます。

特に、CcとBccの使い方には注意が必要です。
面識のない複数の相手や、複数の取引先などに送信する場合は、個人情報の漏洩など思わぬトラブルになる可能性もありますので十分注意しましょう。

【件名】内容が一目で分かる

件名の記載で重要なのは、メールの内容がひと目で分かるものにすることです。

相手が受け取るメールは、1通だけではありません。
特に大量のメールを処理しなくてはならないビジネスメールでは、件名が明確でないと読み飛ばされてしまう可能性もあります。

また、件名は長くても20文字程度にまとめましょう。
長すぎる件名は末尾が切れてしまいます。

具体例
  • 具体的な内容を件名にする
    (例)令和2年度総会開催のお知らせ
  • 日付を特定する
    (例)5月30日の総会資料変更について
  • 【】を使い強調させる
    (例)【至急】6月1日締め切りの原稿について
    (例)【重要】定例総会会場変更のお知らせ

【本文】わかりやすく簡潔にまとめる

①宛先(送信先)

メール本文の一行目には、必ず相手の会社名と氏名を記載します。
ビジネスでのメールは、会社名や部署名を省略せずに記載しましょう。

  • 「会社名」+「部署」+「名前」
    (例)
    株式会社 〇〇〇〇((株)は✖)
    営業部
    田中 様
    (苗字だけでもかまいませんが、フルネームであればより丁寧な印象になります)
  • 「会社名」+「部署」+「肩書」+「名前」
    (例)
    有限会社○○○○
    経理部
    部長 佐藤一郎様
  • 団体宛
    (例)
    ○○○〇協会
    事務局 御中
    (宛名が団体名の場合の敬称は「御中」です)
  • 複数名に送信する場合
    (例)
    セミナー参加者各位

②あいさつ

手紙を書く時のような、頭語(拝啓・前略など)や時候のあいさつ文は必要ありません。

相手や内容に合わせ、簡単な挨拶文を添えましょう。

一般的な例
  • 取引先
    「いつもお世話になっております」
  • 社内
    「お疲れ様です」
  • 内容に応じて
    「はじめまして」
    「突然連絡し申し訳ございません」
    「大変ご無沙汰しております」

③自己紹介

自分の会社・所属・名前を名乗ります。

一般的な例

(例)
・○〇会社 △△部の佐藤です。
・○○協会の鈴木でございます。

④要件

伝えたいことを確実に伝えるために、まずは結論から書きます。
そのあとに続けて詳細を記載しましょう。

大事なのは分かりやすく簡潔にまとめること。
適宜、改行一行空きを入れるなどして、読みやすい書式にすることを心がけましょう。

長くなる場合には、箇条書きにするのもおすすめです。

⑤結びのあいさつ

結びのあいさつも簡潔に。
相手が気持ちよく読み終えることができるよう、丁寧に締めくくりましょう。

一般的な例
  • よろしくお願いいたします。
  • 今後ともよろしくお願いいたします。
  • ご検討の程、よろしくお願いいたします。
  • お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

⑥署名

末尾には、自分の名前・所属・連絡先などを署名として入れます。
署名はメール上の名刺のようなもの。必要な情報を記載しましょう。

  • 会社名
  • 部署名
  • 名前
  • 住所
  • 電話番号
  • FAX番号
  • メールアドレス
  • ウェブサイトURL  など

こんなことに注意しよう!

誤字・脱字はない?

メールはつい見直すことを怠りがちです。
「大丈夫!」と思っても、必ず見直す癖をつけましょう。

最後に読み返し、誤字・脱字がないかをチェックします。
特に相手先の会社名や名前の間違いは大変失礼にあたりますので必ず確認しましょう。

また、メールで気をつけなくてはいけないのは誤変換です。
予測変換やフリック入力のミスには十分気をつけましょう。

万が一、送ってしまったメールに間違いに気付いたら、すぐにその旨を連絡しお詫びしましょう。

言葉づかいの誤り

ふだん何気なく使っている言葉でも、間違っている場合があります。
下に間違いやすい例を挙げてみました。

注意例

✖「ご苦労様です」
〇「お疲れ様です」
(※「ご苦労様」は目上から目下の人に使うものです)

✖「お体ご自愛ください」
〇「どうぞご自愛ください」
(※「自愛」には体を大事にする意味が含まれています)

(目上に対して)
✖「了解しました」
〇「承知いたしました」「かしこまりました」

✖「御社」
〇「貴社」
(※「御社」は一般的に口頭で使う言葉です)

✖「〇〇部長様」
〇「〇〇部長」「△△部 ○○様」

添付ファイルに配慮する

メールにファイルを添付する際には、気をつけなければならない点があります。

①ファイルのデータ容量

添付ファイルのデータ容量は、目安として2MBまでがマナーです。

容量が大きくなってしまう場合は、送信前にZIPなどで圧縮してから送りましょう。

さらに、容量が10MBを超える場合は、圧縮対処ができないので大容量ファイル転送サービスを利用する必要があります。

この場合は、相手が受け取れるか確認をとっておくといいでしょう。
相手が利用しているプロバイダによってはメールサーバの使用量に制限があったり、一回で送受信できる容量に制限がある場合もあります。

②ファイル添付の旨を知らせる

また、メールの本文に、ファイルを添付している旨を記載します。
内容の要約、ファイル形式、データ量まで記載されていれば親切ですね。

「臨時総会のご案内」に関し、下記の2点のファイルを添付いたしますのでご確認ください。

①「臨時総会のスケジュール」(PDF形式) 319KB
②「臨時総会配布用資料」(PDF形式) 720KB

③ファイルの種類

ファイルの種類によっては、相手が受信できない場合もありますので注意しましょう。

以下のようなファイルは、ほとんどの環境で閲覧することができます。
・JPEGファイルの画像(jpeg/jpg)
・Word文書(doc/docx)
・Excel文書(xls/xlsx)
・PDFファイル(pdf)
・テキストファイル(txt)
・圧縮ファイル(zip)

一方、注意が必要なファイルはこちら。
・パワーポイント(ppt/pptx)
・フォトショップ、イラストレーターなどで作成した画像データ(.ps/.ai)

また、外部に宛てるファイルは、書き換えを防ぐためPDFファイルに変換することをおすすめします。

ウイルス感染のチェック

ウイルス感染は、個人情報の漏洩や社外秘情報の流出といった重大なトラブルに発展してしまう可能性があります。

そんな危険を防ぐために、プロバイダー各社のチェックツールがありますので積極的に利用しましょう。

・YBERHOME メールウイルスチェックサービス
・So-net ウイルスチェックサービス
・ぷらら 送信ウイルスチェック   など

メールと電話を使い分ける

メールは相手がいつ読むかわかりません。
時間に余裕があるときはいいのですが、急ぎの用件はメールではなく電話を使ったほうがいい場合もあります。

また、送信した内容に間違いが見つかった場合、すぐにお詫びの言葉を添えて訂正のメールを送ります。
このときも急ぎの場合や重大な間違いは、直接電話をしたほうがよい場合もありますね。

状況に応じてメールと電話を使い分けましょう。

まとめ

手軽な電子メールであっても、相手に対する思いやりを最大限に配慮することが正しいマナーです。

今回はメールの記載事項や書き方のについてお話してきましたが、ほかにも

・送信する時間帯に注意する
・なるべく最小限のやり取りで完結できるよう配慮をする
・返信がいらないメールは「返信不要です」と記載する

など、相手に配慮すべきことはたくさんありますね。

また、手紙とは違い、メールは手軽な分だけ間違いや誤解が発生しやすいことも心に留めておきましょう。

メールが気持ちの良いコミュニケーションツールであるかどうかは、双方のマナーの在り方次第と心得ましょう。